Implicare activa in grupul comunitatii Cortina North, oferind solutii si coordonand discutii privind problemele ansamblului.

In urma votului intr-o comunitate de peste 1000 membri, am fost desemnata sa coordonez initiativa de infiintare a Asociatiei de Proprietari.

Am format un comitet de initiativa format din proprietari voluntari.

Initiativa a trecut din zona de intentie in zona de actiune.

Organizarea voluntarilor pentru anuntarea initiativei in scarile de bloc prin distribuirea de flyere la casutele postale si lipirea afiselor la intrarea in scara si in lifturi.

• - creare postere si flyere
• - distribuire flyere in scari si lifturi
• - organizare voluntari pentru distributie la nivel de condominium (16 scari de bloc pentru apartamentele predate din Fazele 1+2)
• - extinderea comunitatii la peste 1200 membri prin codul QR invitatie pentru acces in comunitate

Intalnire cu proprietarii si colectarea semnaturilor pentru demararea procedurii de constituire. Organizarea primei convocari pentru initierea procedurii de constituire.

Solicitarea de oferte din partea multiplelor firme de avocatura. Deschiderea listelor pentru ofertare din partea comunitatii.

Filothea a coordonat:

• - solicitarea de oferte de la multiple firme de avocatura
• - deschiderea procesului catre recomandari din comunitate
• - supunerea selectiei votului proprietarilor

Organizarea finantarii comunitare.

A fost organizata contributia voluntara, printr-un sistem de colectare: 7 lei / apartament.

Inceperea colaborarii juridice.

• - colaborarea oficiala a fost initiata
• - onorariul a fost achitat integral
• - (Atasat factura)

Receptia documentatiei juridice pentru infiintarea asociatiei:

• - Statut
• - Acord de asociere
• - Regulament de ordine interioara
• - Proces verbal AGA
• - Convocator

Identificarea blocajului major.

Pentru a putea merge mai departe cu procesul de constituire, a devenit clar ca lipsea un element esential: completarea cotelor-parti indivize ale proprietarilor.

Au fost analizate mai multe optiuni juridice pentru obtinerea acestor date, inclusiv:

• - accesarea extraselor CF publice
• - colectarea informatiilor direct de la proprietari

Toate acestea au trebuit evaluate prin prisma limitarilor reale impuse de cadrul GDPR, mai ales in contextul in care demersul era realizat de o structura comunitara in formare, nu de o entitate juridica deja constituita.

Realitatea operationala era insa mult mai complexa.

Nu exista o baza de date centralizata cu proprietarii accesibila.

Nu exista acces la datele lor de contact.

Iar pentru a putea continua, era nevoie exact de aceste date.

In mod practic, procesul de strangere a semnaturilor la nivel de condominiu nu mai putea fi rezolvat administrativ, ci doar printr-un efort comunitar coordonat.

A devenit evident ca era necesara o mobilizare in teren:

Adaptare si validare.

Au avut loc:

• - consultari juridice suplimentare cu avocati din comunitate
• - validarea documentatiei
• - adaptarea acesteia la specificul unui complex de ~1500 unitati, in functie de problemele semnalate pe comunitatea de WhatsApp, acum ajunsa la peste 1350 membri

In paralel, a fost identificata nevoia unui sediu.

Identificarea sediului si includerea sa in documentatie ca sediu oficial si de corespondenta.

Filothea a coordonat dialogul cu dezvoltatorul.

Documentatia pentru dosarul de constituire era aproape completa.

Etapa urmatoare: contactarea si colectarea semnaturilor proprietarilor pentru constituire.

Transfer de coordonare.

Din motive personale, Filothea a decis sa predea coordonarea initiativei, in contextul in care:

• - exista deja un comitet format
• - existau documentele
• - exista sediul

Obiectivul: continuarea procesului prin efort colectiv.

Nu s-au inregistrat pasi concreti in directia depunerii dosarului.

In tot acest timp, comunitatea a continuat sa asocieze initiativa cu Filothea si sa ii adreseze, in mod constant, solicitari de actualizare privind stadiul demersului.

Intrebarile adresate, atat public, cat si in privat, catre membrii desemnati sa duca mai departe procesul au ramas, in mod repetat, fara raspuns, ceea ce a generat o presiune legitima de clarificare si directie din partea proprietarilor.

Reluarea implicarii.

Dupa aproximativ 5 luni fara progrese concrete in procesul de constituire, Filothea a decis sa revina in coordonarea initiativei, din responsabilitate fata de comunitate si fata de demersul deja construit.

Reimplicarea a vizat nu doar reluarea comunicarii, ci repornirea mecanismelor necesare avansarii:

• - recentralizarea problemelor rezidentilor
• - reinstaurarea unei comunicari transparente
• - reluarea colaborarii cu firma de administrare

In paralel, au fost evaluate blocajele existente, reactivat nucleul de voluntari si reluata coordonarea cu actorii implicati, pentru a readuce procesul intr-o etapa functionala si orientata spre finalizare.

Dincolo de pasii formali ai procesului, a fost mentinut un efort constant de a tine comunitatea conectata si implicata.

• - mobilizarea voluntarilor atunci cand a fost nevoie
• - mentinerea unei echipe implicate in jurul initiativei
• - dialog constant cu dezvoltatorul
• - colaborare continua cu firmele de administrare

Acest cadru a ajutat la pastrarea coeziunii comunitatii si la mentinerea capacitatii de actiune, chiar si in perioadele in care procesul formal a intampinat blocaje.